Pendowoharjo— Pemerintah Desa Pendowoharjo didatangi oleh tim monitoring dan evaluasi dari Kabupaten Bantul untuk dilakukan penilaian terkait dengan tanggung jawab dan pelaksanaan tugas kearsipan yang ada di desa Kamis (23/08/2018) lalu. Kegiatan tersebut diterima oleh Lurah Desa Pendowoharjo, Carik, Kaur TU dan Umum beserta staf desa yang menangani hal ihwal yang berkenaan dengan fungsi kearsipan. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder.
1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.
2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.
Desa sebagai ujung tombak pemerintahan harus mampu menjadi pioner dalam penyediaan segala informasi yang akurat. Akuntabilitas dan tranparansi Pemerintah Desa wajib ditunjukkan lewat pembukuan dan kegiatan kearsipan. Desa merupakan jenjang pemerintahan yang paling dekat dengan masyarakat, oleh karena itu fungsi arsip bagi setiap desa sangatlah penting sebagai bekal membuat pertimbangan dan keputusan di desa.